Prosjektorganisasjonen med prosjektrådmannen som leiar skal leggje til rette for det arbeidet som skal gjerast. Herunder all sakshandsaming ovanfor fellesnemnda. 

Det skal kome klart fram av bestillingane/mandat til temagruppene kva som blir forventa av deltakarar frå administrasjonane. Det skal lagast «avtalar» med dei to rådmennene om tidsbruk og leveranse inn i prosjektet frå administrasjonane. 

Konkret så blir det lagt opp til følgjande arbeidsdeling mellom kommunane og prosjektorganisasjonen i perioden fram til 31.12.19:

• Arbeidet blir styrt av; Inndelingslova, intensjonsavtalen og delegasjonen fra kommunestyra. Dette krev at fellesnemnda blir haldt fortløpande orientert om framdrift og status i prosessen. Fellesnemnda har vidare ansvar for å informere og involvere dei andre politikarane i sine kommunestyrer og oppretthalde ein dialog med innbyggarar, nærings- og samfunnsliv.
• Prosjektskildringa skal sikre klare ansvarsforhold i høve til kommunane og prosjektet og mellom temaprosjekt, arbeidsgrupper, arbeidsutval, samansette grupper og linjer i alle fasar i prosessen med å etablere ein ny kommune.
• Tydeleg skilje mellom politiske og administrative oppgåver i samanslåingsprosessen og områder der det er behov for samhandling
• Fokus på gevinstrealisering i alle fasar av prosessen
• Samanslåingsprosjektet skal bestå av tre ulike delprosjekt
  • Politiske delprosjekt
  • Samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon
  • Administrative delprosjekt
• Bruk av eksterne konsulentar skal avgrensast og å bere nyttast når prosjektorganisasjonen eller kommunane sjølve ikkje har kompetansen som krevjast eller ikkje har eigne ressursar
• Involvering av de tillitsvalde skal ivaretakast i alle prosjektet sine fasar
• Tilsetterepresentantar veljast av tillitsvaldforum og skal representere alle tilsette i begge kommunane
• Arbeidsgjevarane skal legge til rette for dei tilsette si involvering i samanslåingsprosjektet. Evt. vikar- og/eller reiseutgifter til deltaking dekkast av den einskilde kommune.