Dokumentsenter, postmottak og Kinn si postadresse
Prosjektrådmannen har no vedteke at følgjande blir etablert og lagt til Måløy:
- Felles postadresse for all post til Kinn kommune
- Fakturaadresse
- Dokumentsenter
Dokumentsenteret i Måløy skal skanne og fordele post til alle kommunale tenester – dette gjeld også for dei kommunale føretaka, men rådmannen kan avtale avvik frå dette. Det som gjeld dei kommunale føretaka skal til Fellesnemnda for stadfesting. Kinn kommune skal også tilby å vere dokumentsenter for samarbeida der Kinn er vertskommune.
Dokumentsenter er eit meir samlande omgrep for det vi kjenner som post/arkiv i kommunane i dag.
Sjølv om fysisk post skal handterast i Måløy, er det framleis mogleg å jobbe med elektronisk post uavhengig av plassering av dokumentsenteret.
Administrative oppgåver
I det fyrste møte i ASG den 07. og 08. januar vart det bestemt at merkantile oppgåver (administrative oppgåver) som vert løyst på same måte i Flora og Vågsøy i dag, skal også løysast i avdeling for Informasjon og service i Kinn.
Det er behov for meir kartlegging og arbeid når det gjeld organisering av administrative oppgåver som vert løyst ulikt i kommunane i dag. Prosjektrådmannen vedtok den 11. mars 2019 at det blir oppretta eit eiga prosjekt for dette arbeidet. Her skal alle sektorar og stabar involverast. Assisterande rådmann skal leie dette prosjektet. Per no er det ikkje avklara tid for oppstart, men arbeidet skal ferdigstillast innan mai 2020.
Organisering av økonomifunksjonen
Økonomifunksjonen i Kinn vert organisert som 3 fagavdelingar:
- Rekneskap
- Lønn
- Skatt
Stilling som rekneskapssjef vert lyst ut eksternt. Stilling som lønningssjef og kemner skal tilsettast internt etter avklaringssamtalar, og i tråd med vedteke prosess for tilsetting. Det vert også lagt opp til at vi skal ha ein funksjon som jobbar med budsjett. Per no er det ikkje avklara korleis denne funksjonen skal organiserast.
Personvernombod
Kinn kommune skal vidareføre personvernombodsordninga som Flora kommune allereie har etablert. Dette er i tråd med ny lov om handsaming av personopplysningar, som vart gjeldande frå 20. juli 2018.